在安排会议场所时，考虑会场使用费也只是其中一个小环节,在把握会场的总体因素后,,还要具体了解会场的内部结构和设施情况，有如下注意事项：
　　一、 会议室的大小
　　会议室的大小与面积关系密切，大的会议室可以坐人数少的会议（成本不经济的），小的会议室不能容纳太多人，同时会议室面积与容下人数，是与会议主办者最容易忽视的问题，更何况有几个主办者对面积有那样的概念？而会议酒店往往看客下菜，不按实际容纳人数报，大会议他们往往超报，最终会议期间的会议室拥挤不堪。主办方难堪不止；选择会议第三方-专业会议服务公司把把脉很有必要。
　　 按照这样的标准可根据会议参加人数多少，在扣除第一排座位到主席台后的显示设备的距离外,一般剧院式的摆设可按每人0.6-0.8平方米考虑,课桌式的可按每人1.2-1.8平方米来考虑(最低不得地于1.12)，国际标准是每人1.8平方米。
　　 而小型会议室考虑参会人员少，会议室的大小可参照会议室台型考虑。可按每人2平方米的占用空间来考虑，甚至可放宽到2.5平方米的空间来考虑.
　　 二、 会议室的台型
　　 通常会议室最常见的摆台形式有如下几种：剧院式、课桌式、U型、回型（双U型）、椭圆型、长方型、圆桌式、鸡尾酒会式、宴会式、T型台；根据会议类型和参会人数结合起来考虑选择什么样台型。下面将最常用的几种台型分述如下：
　　 1、剧院式（每人0.6-0.8平方米）：
　　 因其桌子摆放类似与剧院椅子，而得名，超大型的会议厅较多这种桌型；桌形摆设：在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记，但现代现代化会议已经考虑到这个因素，他们把椅子与写字台资料完美集合起来，即节约空间，又简约桌子，可谓一举二得。
　　 2、教室式（课桌式，按每人1.2-1.8平方米）：
　　 桌形摆设：会议室内将桌椅按排端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置会议室，每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。很多传统会议厅大多采用这种样式，其摆放样式向学生教室样式故有其名，这种样式中型会议室居多。
　　 3、方形中空式（回型）：
　　 这样的摆放一般用于小型会议多，桌形摆设：将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。 4、“U”形：桌形摆设：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰；不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言；椅子套上椅套会显示出较高的档次。
　　 5、鸡尾酒会式：
　　 桌形摆设：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式，自由的活动空间可以让参会者自由交流，构筑轻松自由的氛围。
　　三、 会议室的设施
　　 根据会议的类型、与会人员的使用语言以及具体要求选择具备有相对应设备的会场，部分特殊的设备可以根据会议要求提前租赁。
　　 1、音响等设备
　　 会议上音响、话筒等设备。是会议不可缺少的设备，现各酒店音响质量差别很大，品牌繁多，对于一些高级会议，酒店设施不能满足其要求，选择租赁的也较多；音响著名品牌，荷兰飞利浦，美国马兰士，麦景涛，JBL，哈门卡登，狮龙，英国天朗，博士，BNW，德国意力，还有中国惠威Hivi，爱浪音响Avlight，奇声QiSheng，日本山水SANSUI，先锋音响Pioneer等。
　　 2、投影仪
　　 现在的会议室在使用过程中大都免费提供一般投影仪，一般地国际或商务会议中，会议室内提供这种设备（老酒店更应注意，有些新酒店由于出于成本因素，也往往不是很好）远远不能满足其数量与质量要求，一般都是单独租赁，很多时候还配合等离子、液晶、LED混合使用。
　　 投影仪有几个重要的考虑参数：投影的亮度、分辨率、重量、大小、幕布的尺寸等。投影机亮度和幕的选择：亮度是投影机产品输出到屏幕上的光线强度，也是投影图像的明亮程度。一般情况下，投影机的亮度越高，投射到屏幕上的相同尺寸的图像越明亮，图像也就越清晰。然而人眼能够感知的图像的明亮程度并不仅仅取决于投影机的亮度，与环境光强度、图像的尺寸都有很大关系。环境光越强，人眼感知的图像的亮度相对就越暗淡。需要提醒的是除了要根据空间大小来选择亮度指标外，还要考虑使用环境的光线条件、屏幕类型等因素。同样的亮度，不同环境光线条件和不同的屏幕类型都会产生不同的显示效果。
　　 一般来说，在40-50平方米的场所，投影机亮度建议选择800-1200流明之间，幕布对应选择60寸到72寸；在60-100平方米的小型会议室或标准教室，投影机亮度建议选择1500-2000流明之间，幕布对应选择80寸到100寸；在120-200平方米的中型会议室和阶梯教室，投影机亮度建议选择2000-3000流明之间，幕布对应选择120寸到150寸；在300平方米的大型会议室或礼堂，投影机多半要选择3000流明以上的专业工程用机，幕布则都在200寸以上。高级会议要求都在3000流明之上，并多台同时使用。
　　 SVGA、XGA和SXGA是计算机和投影仪上用以描述常见的几种分辨率的术语。
　　 3、同声翻译系统
　　 有的高级商务酒店有这种系统，但档次高的很少，如果是国际型的会议，与会人员有来自各个国家的，此时在选择会场的时候就要考虑是否有同声翻译系统。同声翻译系统是利用信号调频原理进行单向同步语言信息传播，它又对应不同语种所发送的不同频率的发射机，配以若干台收音机（按需设置）组成，每台收音机均设有2-6个接受频率，每一频率即为一种语种，由选频开关控制，接听者可根据自己所需语种进行选择。对于要在没有这种系统酒店的召开国际会议，市场也有这种系统供租赁使用，档次各有不同。
　　 4、视频会议系统
　　 视频会议是一种让身处异地的人们通过某种传输介质实现“实时、可视、交互”的多媒体通讯技术。它可以通过现有的各种电气通讯传输媒体，将人物的静态/动态图像、语音、文字、图片等多种信息分送到各个用户的终端设备上，使得在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，增加双方对内容的理解能力，使人们犹如身临其境参加在同一会场中的会议一样。视频会议已经越来越广泛应用于远程教育，政府办公、会议、公检法部门在远程办案中，有大量的文件资料需要与会者共同讨论。在传统视频会议中，使用文档投影机将文档通过图像的方式在与会者之间共享。视频会议室全国现有高级商务酒店里，有这种系统的很少很少，外部通讯连接，并不是有个宽带那么简单，需要很大投资。