与会者旅行安排可以直接与航空公司相关部门或旅行社接洽，选用指定航空公司或旅行社的好处是可以免费协助广告(航空公司或旅行社可能同意赞助印制和分送大会通知)、免费或优惠票价给大会工作人员和演讲人员，但以订位数量来决定(例如，每15位往返票订位送一张机票)，另外免费或优惠运送资料到开会城市，还可以提供人员现场服务、行李牌和个人行程安排。

　　也有的是依据预期的订票数量、开会日期和会议地点与航空公司商议折扣票价，但是旅游业的政策、价格和时间表几乎每天变动，很多情况很严格，如果你改变日期可能会取消优惠或者负担罚款。

　　根据对会议旅行安排的经验选择一个旅游顾问或旅行社，一旦会议指定航空公司确定，核对一下会议的时间表和最近班机阶情况，让与会者能符合航空公司优惠票价(大部分航空公司对优惠票价有些限制)，如果可能详细考虑旅行的优惠及限制再来设计大会节目。

　　(二)远离市嚣的地方：有些时候会议场地的选择就是为了要远离都市或为休闲目的，因此当地空中、铁路或地面运输服务会很少，先要做调查，车辆往返到最近的机场或车站、当地出租车或大众运输系统、包机或汽车等情况下，看预算的多寡，考虑过所有情况，如：成本、场地是否合适、旅行时间等因素。

　　如果人数较多可以委托当地运输公司负责交通问题，不论怎么安排，每一位与会者都要有一个24小时服务紧急联络电话，万一临时有任何变化，例如：因为气候而使飞机、铁路、车辆延误等。

　　(三)地面交通：从机场、火车站和汽车站到会场至少有5种或5种以上地面运输的方式：当地市公车、机场接送车、饭店免费接送车、出租车和轿车接送，先了解每一种交通运输的价格、作业时间、哪类型车辆等，例如：机场接机车辆若接的人数多，是否每人付的钱少?机场接送车是否有很多路线?如果是，哪一号路线?要停留多少站和多少时间?

　　要事先通知与会者接机费用，多少路程，大约高峰和离峰时间要等多久，要特别提醒与会者，太早太晚无法提供地面运输，并且要提供与会者抵达后到哪里搭车的资讯。

　　假如有特别安排一定要通知与会者，告知航空公司或旅行社在某一特定时问内有专车接送，并且通知机场的运输公司什么时间是接送的高峰时间。要求包车在车窗前、后和旁边贴上标示，以便与会者容易辨认，在机场或车站设置接机柜台，由会议工作人员或会议／观光局人员服务，当然先决条件是预算容许。

　　(四)饭店与会场间来回车辆接送：大型会议可能使用多家饭店，因此需要饭店与会场间来回车辆接送。有些主办单位对与会者每次搭乘收取少许费用，有些主办单位免费提供，有些是报名费里己包括或有些是企业赞助。不管你成本是否符合，服务不周密比没有服务还糟，最好是花费最少的钱做最好的服务，下列有些指南可供参考：

1．在决定场地前，还得考虑交通路线，如果选择的场地不在交通路线上是非常不方便的。

2．要求几家交通运输公司提出企划书，提供完整资料给他们参考，例如：使用多少间饭店、预定了多少 间房间、预估人数、需要使用车辆的日期与时段，以及大致活动的节目表。

3．询问几家可能使用的交通运输公司车辆最低使用小时、每小时多少钱、如何计时(从停车场开始到回去，还是从要求地点算起)、是否可以以每日计算(如：上午3小时下午3小时，一天最少6小时)。

4．讨论使用哪种车型?是否有空调?每辆车可坐多少人?残障人士是否可搭乘?车辆维修情形是否良好?

5．是否有调度人员，调度人员是否可直接联络驾驶?

6．是否可在饭店设置车辆时间表?是否需要额外收费?

7．车辆万一发生故障如何处理?

8．万一有问题向谁联络，白天或晚上联络电话或手机。

9．交通运输公司是否有保险投保?

10．价格是否不会再变动?

　　请几家交通运输公司建议如何才能节省费用，再与会议筹办人联络听听他们在同样城市举办时的经验，也请他们推荐合适的交通运输公司。一旦选定，和他们讨论每家饭店在哪里上下车，是否饭店周围有空间让车辆排列?万一天气恶劣，是否有地方让他们暂避?

　　在大会开始前，确定每一个饭店人数，需要多少辆车子，最后再确定大会节目是否要调整服务时间，确定每辆车子有明显标志及路线，将标志放在车子窗上前、后及车门口，将车辆时间表印在大会节目表和贴在饭店的大厅的指示牌上。

　　注意车辆使用情形，和交通运输公司密切配合，随时因需要而作调整，如果可能第一天最好跟着搭乘一次，看看车辆公司服务如何，要求他们在会议结束后提供一份车辆使用报告，这份报告可以作为你以后或到其他城市召开会议时的参考。