接待是一项繁杂的工作，接待工作的质量直接反映单位管理的整体水平。会议接待应体现热情、礼貌、周到、规范。具体说来要掌握以下几个环节：

　　1．熟悉会情。准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、参加会议人员的构成情况（如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等）。涉外会议还必须熟悉外宾的国别、宗教信仰、风俗习惯、忌讳、饮食起居方面的情况。熟悉和了解以上情况，是搞好会议接待工作的第一步。

　　2．成立接待机构。建立接待机构，确定接待规格，拟定接特计划（计划要富有弹性，留有余地，在容易出差错的环节上，要有补救方案）。接待机构内部要有明确分工，职责到人，这是搞好接待工作的保证。

　　3．后勤服务。会议接待要搞好客人的吃、住、行、娱乐和安全工作，要想方设法使与会人员吃得满意、住得舒适、行得方便、玩得愉快，同时在吃、住、行、娱时要确保安全。

　　4．会议技术处理。会场技术处理涉及席位排法、音响控制、会标、花卉等环境设计。

　　5．涉外会议接待中的礼宾排法。在涉外会议接待中，礼宾次序的安排要准确掌握。　　①按身份与职务高低排列。这是礼宾次序的主要排列依据。②按字母顺序排列。在国际外交场合或国际比赛中，一般以参加国国名字母顺序排列。③按通知代表团组成的日期先后排列。

　　6．涉外会议接待中国旗的悬挂法。

　　①挂旗的规矩。悬挂东道国和来宾国双方国旗的国际惯例是以右为上，以旗子面向为准，右方挂来宾国国旗，左方挂本国国旗。汽车上挂旗，以驾驶员左手一侧挂东道国国旗，右手一侧挂来宾国国旗。在此原则下，因场合的不同，具体悬挂方法有并列法、竖挂法和交叉法等多种。双方国旗面积应大致相同。

　　②升旗和降旗。在建筑物或广场、室外悬挂国旗若超过一天以上时，应日出升旗，日落降旗。升旗时，工作人员和参与人员应服装整齐，立正脱帽行注目礼。升旗时一定要升至旗杆顶，国旗绝对不能有破损污渍。